La adicción que está destruyendo tu productividad y estresándote.

¿Alguna vez has acabado el día con la sensación de que has estado muy ocupado atendiendo emails, llamadas, reuniones, pero que realmente has avanzado muy poco con tus tareas de alto valor?

¿Tienes la sensación a veces de que tu mente está dispersa, que no para de saltar de una distracción a otra y que te cuesta horrores centrarte en algo por un tiempo largo?

 Según algunos estudios [1], nuestra mentes están divagando, perdidas en pensamientos sobre el futuro o el pasado, el 46.9% del tiempo en promedio. Dicho de otro modo, sólo el 53.1% del tiempo están nuestras mentes enfocadas en la tarea que tenemos entre manos en el momento presente.

 Esta tendencia natural de la mente a divagar se ha exacerbado en los últimos 20 años con el cambio de nuestros entornos de trabajo. Hemos pasado de la máquina de escribir y el teléfono a tener que lidiar con una lluvia constante de información, demandas y distracciones en forma de emails, mensajes de whatsapp, publicaciones en redes sociales, tweets, videoconferencias... Cada vez hay más y más evidencia del efecto negativo que la era digital está teniendo en la productividad y bienestar de los trabajadores modernos [2].

 Por defecto, nuestra mente tiende a querer atender a todas estas distracciones simultáneamente. Por defecto tiende a la multitarea. Sin embargo, sabemos que desde una perspectiva neurológica, nuestra mente es incapaz de prestar atención a dos cosas simultáneamente. Lo que llamamos  “trabajar en modo multitarea” es en realidad trabajar haciendo saltar nuestra atención entre diferentes tareas. El problema es que cuando nuestra mente pasa de tratar una tarea a tratar otra se pierde un cierto tiempo en la transición hasta que los circuitos neuronales para la nueva tarea se despiertan y se ponen a funcionar al 100%.

 Hay estudios que aportan evidencias de que trabajar en modo multitarea nos hace perder productividad y aumenta nuestro nivel de estrés [3]. En un estudio de 2006, se observó que los participantes que completaban las tareas en modo multitarea tardaban en promedio un 30% más de tiempo y cometían el doble de errores que los participantes que completaban las mismas tareas en modo secuencial [4]. Algunos estudios han encontrado una relación positiva entre la cantidad de multitarea y el nivel de estrés [5]. Un estudio de la Harvard Business School observó un efecto negativo de la multitarea sobre la creatividad [6].

 Y quizá te preguntes ¿Por qué nuestra tendencia natural es a trabajar en modo multitarea si es tan malo para nosotros? Porque es adictivo. Un estudio de Harvard mostró que el trabajar en multitarea genera dopamina en el cerebro [7]. La dopamina es un neurotransmisor relacionado con la adicción. El completar una pequeña tarea como leer y responder un email o un mensaje de whatsapp supone una inyección de dopamina para nuestro cerebro y nos da una pequeña satisfacción. Este chute de dopamina es el responsable de que tendamos a funcionar en multitarea. Por ejemplo, vemos el móvil en la mesa y sentimos un fuerte deseo de cogerlo y chequear los mensajes de whatsapp. O vemos saltar el icono de email entrante y sentimos muchas ganas de abrirlo.

 Si quieres mejorar tu productividad y reducir tu estrés un primer paso muy importante es ser consciente de la adicción que todos tenemos a la multitarea y tomar medidas para no caer en ella.

 A continuación tienes algunas sugerencias para reducir la tendencia a la multitarea. Muy importante: no te creas nada de lo que digo. Tú sabes qué es lo mejor para ti, qué es lo que mejor te funciona. Prueba, investiga, experimenta y decide cuál es la estrategia para gestionar la multitarea que mejor se adapta a tu forma de ser y a tu entorno laboral. Por ejemplo, hay puestos de soporte donde se espera del trabajador que de respuesta inmediata a las cuestiones que van llegando por email. En general los entornos laborales actuales nos obligan en mayor o menor medida a trabajar una parte del tiempo en modo multitarea.

 1.      Enfócate sólo en la tarea que tienes entre manos. Como se dice en inglés “One thing at a time”.

 2.     Se consciente de las distracciones que llegan a tu campo de percepción, observa el deseo que surge de atenderlas y decide conscientemente si la distracción es lo suficientemente importante y urgente para dirigir tu atención hacia ella. Las distracciones pueden ser internas (pensamientos) o externas (por ejemplo, una notificación de llegada de mensaje al móvil o al ordenador).

 3.      Suprime todas las notificaciones (iconos o soniditos que saltan al llegar un mensaje) y reserva momentos en el día para leer y responder a tus emails y a los mensajes que llegan al móvil.

 4.     Reserva tiempo para tus actividades de alto valor. Esas tareas que sabes que son importantes para alcanzar tus resultados a medio y largo plazo pero que nunca tienes tiempo de llevar a cabo porque hay muchas distracciones y pequeñas tareas urgentes que acaparan tu atención. Hay personas que desconectan el teléfono o cierran la puerta de sus despacho durante el tiempo que reservan a sus actividades de alto valor.

 Mi experiencia personal es que suprimir las notificaciones y poner el móvil fuera de mi vista (si es posible en otra habitación o en mi cartera) me ayuda mucho a no estar enganchado al whatsapp todo el día. Si tengo que hablar por teléfono evito entrar en el whatsapp o en la aplicación de correo.

 Al empezar el día siempre identifico la tarea de alto valor que quiero llevar a cabo y le reservo un tiempo específico. Si puedo, la programo por la mañana que es cuando suelo estar más despierto y con más energía. Durante ese tiempo siempre cierro la aplicación de correo electrónico en el ordenador, para evitar la tentación de chequear mensajes.

 El medir tiempos también me ayuda. Utilizo una aplicación (Toggl) para medir el tiempo que dedico a cada tarea. Cada vez que cambio de tarea doy a un botón para poner a cero el cronómetro de la nueva tarea y escribo una descripción muy breve. Esto me ayuda a ser mucho más consciente de la frecuencia con la que cambio de actividad y a cuantificar el tiempo que le dedico a lo realmente importante al final del día.

 Estas son algunas estrategias que yo utilizo. Te animo a que pruebes e investigues para encontrar las que te funcionan a ti en tu entorno laboral actual.

 [1]. “A Wandering Mind Is an Unhappy Mind”. Matthew A. Killingsworth*, Daniel T. Gilbert,

Science, 12 Nov 2010, Vol. 330, Issue 6006, pp. 932.

[2] “Recovering from information overload”. Derek Dean, Caroline Webb, McKinsey Quarterly, January 2011.

[3] D. Bawden and D. Robinson (2009). “The Dark Side of Information: Overload, Anxiety and Other paradoxes and Pathologies”.

[4] Christopher L. Asplund, Paul E. Dux, Jason Ivanoff, and René Marois, “Isolation of a central bottleneck of information processing with time-resolved fMRI,” Neuron, 2006, Volume 52, Number 6, pp. 1109–20.

[5] “Stress and multitasking in everyday college life: An empirical study of online

activity”. 2016. Gloria Mark, Yiran Wang, Melissa Niiya.

[6]. Amabile, Teresa M., Jennifer S. Mueller, William B. Simpson, Constance N. Hadley, Steven J. Kramer, and Lee Fleming. "Time Pressure and Creativity in Organizations: A Longitudinal Field Study. (pdf)" Harvard Business School Working Paper, No. 02-073, April 2002.

[7] “Delivered from Distraction: Getting the Most Out of Life with Attention Deficit Disorder”. Edward M. Hallowell, John J. Ratey. Ballantine Books. 2006.